mengelola perjalanan bisnis

mengelola peerjalanan bisnis pimpinan

Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu adanya persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan oleh sekretaris, namun pada prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen perusahaannya.

Langkah-langkah dalam mengetur perjalanan dinas adalah sebagi berikut :
Pertama-tama yang harus di lakukan oleh seorang sekretaris adalah membuat perencanaan-perencanaan perjalanan dinas pimpinan.
1. Perencanaan pendahuluan
    Di sinilah seorang sekretaris akan menyusun tanggal atau waktu keberangkatan pimpinan, tempat
    tujuan pertemuan dan penginapan serta siapa saja yang ikut dalam perjalanan dinas.
2. Perencanaan transportasi
    Perencanaan ini juga di buat sebelum perjalanan dinas itu di lakukan dan sebenarnya juga
    termasuk dalam perencanaan pendahuluan, perencanaan ini meliputi jenis kendaraan atau transportasi
    yang nantinya di gunakan dalam perjalanan dinas.
3. Perencanaan Dokumen
    Meliputi surat-surat/dokumen yang di perlukan pada saat melakukan perjalanan dinas. Dokumen
    tersebut bisa berupa :
    1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
        Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat
        Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.
    2. Tiket perjalanan
    3. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan
        dihubungi
    4. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
    5. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
    6. Surat keterangan sehat dari dokter
    7. Daftar perjalanan
    8. Paspor
        Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk
        bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan
        Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor
        diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang
        yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen
        Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk
        memperoleh pasport syaratnya :
        a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
        b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung
            keperluan).
        c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau
            atas izin istri/suami/ izin dari anak-anak/orang tua.
        Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:
        a. Biaya blangko dan buku paspor
        b.  Biaya exit permit
        c.  Biaya health certificate
        Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor
        ketentuannya:
        a. Memiliki kartu penduduk asli
        b. Surat warga negara asli
        c. Surat ganti nama kalau ada
        d. Akte kelahiran asli
        e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
        f.  Surat fiskal
        Paspor dibedakan dua macam :
        a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk
            kepentingan pemerintah
        b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas
            (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor
            diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
    9. Visa
        Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi
        suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat
        atau keduataan negara yang bersangkutan.  Perwakilan atau kedutaan negara yang
        akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari
        buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk
        memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak
        melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke
        negara-negara ASEAN.
        Macam-macam visa :
        a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
        b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
        c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
   10.Health Certificate
        Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan
        kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si
        pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum
        berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun
        karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk
        cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes
        1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki
        Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan
        Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

   11.Fiscal

        Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke 

        luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.  Agar segala persiapan

        perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian 

        perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan. 

3. Perencanaan akomodasi
    Meliputi keperluan apa saja yang di butuhkan dalam perjalanan dinas nanti, misalnya pakaian
    , peralatan yang akan di gunakan, barang-barang yang di pakai seperti aksesoris dan lain
    sebagainya.
4. Perencanaan biaya
    Dalam melakukan perjalanan dinas tentu saja tak lepas dari biaya, karena untuk menyewa
    tempat penginapan, transportasi yang di gunakan dan untuk biaya makan serta keperluan-
    keperluan yang di butuhkan lainnya. Oleh karena itu biaya harus di sesuaikan dengan
    pengeluaran-pengeluaran tersebut dalam rangka melakukan perjalanan dinas. Kemampuan
    ekonomi perusahaan juga nantinya akan mempengaruhi jenis penginapan dan transportasi
    yang akan di gunakan nantinya serta keperluan-keperluan yang lainnya pula.

Setelah membuat perencanaan-perencanaan tersebut, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar perjalanan dinas dan membuat daftar janji temu, langkah ini merupakan rencana yang di lakukan untuk menentukan kegiatan yang di lakukan oleh pimpinan selama melakukan perjalanan dinas. Daftar perjalanan dinas mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.Daftar perjalanan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Daftar janji temu  adalah surat atau daftar yang berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan dan janji temu : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Pada saat melakukan perjalanan dinas, seorang sekretaris akan mencatat atau menyusun Laporan tentang kegiatan perjalanan dinas. Dalam membuat laporan perjalanan dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam  pelaksanaan dinas. Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah membuat Laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat melakukan perjalanan dinas  dari data tersebut dapat memperlihatkan pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:

1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan nota.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,
    transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi).
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari luar,
    misalnya hotel dan restoran.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu
    relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

mengenal stenografi

Definisi Stenografi

Sering kita mendengar orang menyebut tulisan steno berarti tulisan cepat. Stenografer mampu mencatat suatu percakapan dengan lengkap karena memakai stenografi, hal ini tidak akan dapat dilakukan apabila memakai tulisan latin biasa.

Sejarah Stenografi

Stenografi berasal dari bahasa Yunani, yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu “STENOS” yang berarti singkatan atau pendek “GRAPHEIN” yang berarti tulisan.Jadi stenografi ( stenography ) berarti tulisan singkat atau tulisan pendek. Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan tanda-tanda khususyang lebih singkat daripada tulisan panjangnya ( latin), dan kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan ( sudah singkat disingkat lagi ), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang dimaksud

Stenografi biasanya digunakan untuk menyalin atau menulis apa yang dikatakan oleh orang dengan cepat. Sehingga apa yang di dikte dapat langsung di tulis dengan cepat dan tepat.

Stenografi mempunyai 3 syarat huruf:

1.  Ukuran : 0 ruang, 1 ruang, 2 ruang (normal) dan 3 ruang.
2.  Arah penulisan : * Bawah ke atas : huruf vokal *Atas ke bawah : konsonan *Kiri ke kanan : 0 ruang ( nol ruang)
3.  Bentuk: -garis lurus, -garis lengkung, -lingkaran -bagian lingkaran

Nah untuk belajar menulis steno ada buku yang harus dipersiapkan, disini bukunya bukan buku biasa, ini buku khusus karena buku steno itu hampir mirip dengan buku untuk seni musik yang bergaris itu, tapi berbeda. Kalau mau membeli di toko buku biasanya agak susah sih ya karena sekarang sudah jarang yang mempelajari steno.
Tapi sebenarnya di buku apa saja sih bisa, asal kita sudah paham betul bentuk huruf steno itu sendiri, kalau pakai buku steno garis itu kan hanya untuk mempermudah kita membedakan antara huruf satu dengan huruf yang lainnya.

Karena huruf steno itu ada yang sama hanya saja panjang hurufnya yang beda, jadi kalau menulis di buku bergaris dapat terlihat perbedaannya.

Berikut contoh-contoh tuisan steno:

memprsiapkan rapat

mengelola pertemuan rapat

Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami pentingnya rapat bagi suatu organisasi dan mampu mengatur pertemuan/rapat secara profesional 

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu  dapat : (1) menjelaskan arti dan tujuan rapat; (2) 

menyebutkan jenis-jenis rapat/pertemuan, (3) merencanakan rapat; (4) menyelenggarakan rapat 

Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu. 

A. Tujuan Rapat 

Tujuan rapat adalah : 

     1.  Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah 

     2. Untuk menyampaikan informasi 

     3. Sebagai sarana koordinasi 

     4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang 

         dikemukakan 

B. Jenis Rapat 

     Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu : 

1.  Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat 

penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat 

undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. 

Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat 

mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan 

pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa 

semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya. 

2.  Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta 

diadakan di ruang kantor pimpinan atau  ruang rapat untuk membahas masalah yang 

mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat 

atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan  dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris 

hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. 

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam: 

1.  Bersifat mengikat : 

a)   Kongres                Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu  

      Musyawarah          untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat pe- 

      Muktamar              serta rapat.  

      Konferensi         

  

    b)     Rapat                            Suatu rapat yang diadakan  oleh  suatu  organisasi  

            Musyawarah kerja        membicarakan  masalah-masalah   program  kerja 

            Konperensi kerja          yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah 

                                                 lanjutan 

    c)     Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam  

2.  Bersifat tidak mengikat 

DEBAT              : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh  

: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon 

POLEMIK        : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan 

secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 

Denpasar. 

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh 

sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. 

Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi 

kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat. 

SIMPOSIUM        : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas. 

- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,  

- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003. 

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: 

temu karya pengembangan ternak sapi. 

SEMINAR         : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi 

ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk 

Menyongsong Otonomi Daerah”. 

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki 

keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk 

menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK 

SARASEHAN   : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh 

Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas. 

TEMU WICARA   : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan 

pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati. 

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan 

pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran  pengurus OSIS Se Samarinda. 

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan 

pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis. 

C. Perencanaan Rapat 

 Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat  memegang peranan yang sangat 

penting  dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat 

perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : 

1.  Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat 

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya 

rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk 

rapat yang bersifat rutin biasanya  diselenggarakan di Operation Room atau Conference 

Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris 

harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan 

pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah 

diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang 

Para Peserta Rapat ….  . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan 

“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. 

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan : 

  Jumlah partisipan 

  Hubungan masing-masing partisipan 

  Level keintiman 

  Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll) 

  Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi 

2.  Persiapan Aministrasi 

a. membuat Surat Undangan rapat. 

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari 

sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, 

waktu dan acara rapat. 

b. menyusun acara /agenda rapat.  

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya 

saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.  

Contoh agenda rapat : 

c. menyusun daftar Hadir 

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa 

juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta 

rapat dan sebagai dokumentasi. 

d. Mempersiapkan bahan rapat  

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa : 

  Hasil rapat yang lalu 

  Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas 

  Peraturan-peraturan yang diperlukan 

  Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat 

  Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan 

sebagainya 

             e. Persiapan peralatan rapat 

Sekretaris perlu menginventarisasi  alat-alat yang digunakn untuk keperluan 

rapat seperti : 

  Papan dan alat tulis 

  Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya 

  OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa 

dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft 

PowerPoint. 

Agenda Program Training 

1.  8.30 Regristrasi peserta 

2.  9.00 Sambutan direktur PT Mahakam 

             Trade, Ibu : Sabrina 

3.  9.15 Teknik Penjualan Yang Baru 

Bapak Yasiaki Kurata 

4.  10.15 Istirahat 

5.  10.30 Review teknik penjualan 

6.  12.00 – 13.30  Makan Siang 

Sukisno, Pembawa Acara 

7.   13.30 Sessi Workshop  

   Kelompok masing-masing 

9.  15.15 – 16.00 Istirahat 

10.  16.00 Rencana Perusahaan tahun 2003       

  Tan Ie Ing, wakil direktur 

11.  17.00 Selesai  

  Sound system, tape recorder 

  Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat 

  Block note, ballpoint 

  Tustel handycam untuk mengabadikan rapat 

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis) 

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam 

rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi 

peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. 

 Isi catatan rapat (notula) terdiri atas : 

 Judul dan jenis rapat 

 Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan

Pemimpin rapat 

 Jumlah peserta yang hadir dan tidak  hadir (dibuatkan daftar hadir 

tersendiri) 

 Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan) 

 Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan 

 Pembuat notula (sekretaris)

  Pengesahan notula oleh ketua rapat 

g. Pengiriman hasil rapat 

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil 

rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir. 

            h. Tindak Lanjut rapat 

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari 

hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk 

mengadakan pertemuan berikutnya.  

sitem kearsipan

Kali ini saya kan share tetang kearsipan. Berikut adalah sistem pengarsipan ada 5 macam carapengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakaia. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)c. Sistem Nomor ( Numeric )d. Sistem Geografis / Wilayahe. Sistem Tanggal (Chronologis)Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.Ada 5 macam sistem pengarsipan.A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa :– Nama orang– Nama perusahaan / organisasi– Nama tempat / daerah– Nama benda / barang– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :– Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama– Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.– Menetapkan caption atau judul surat– Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan– Membuat petunjuk silang– Memberi kode surat– Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.– Menyusun menurut susunan abjad.– Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah– Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci. – Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup. – Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah. 1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. 2. Perlengkapan menyimpan surat – Filling Cabinet– Guide– Folder– Kartu kendali 3. Pemberian kode surat 4. Penyimpanan surat, dengan cara – Membaca surat untuk mengetahui isi surat – Memberi kode surat – Mencatat surat dalam kartu kendali 5. Menyimpan kartu kendali.C. Sistem Nomor Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a. Perlengkapan yang diperlukan adalah – Filling cabinet – Guide – Folder b. Daftar klasifikasi nomor c. Kartu kendali Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu – Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor – Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama – Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah – Sebagai pedoman pemberian kode surat – Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet – Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide – Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder – Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan Cara penyimpanan surat – Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya – Memberi kode surat – Mencatat surat kedalam kartu kendali – Mencatat surat pada kartu indeks – Menyimpan surat – Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan – Menyimpan kartu kendali 2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah – Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder) – Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. – Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder – Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55. 3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. 4. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.D. Sistem Geografis / WilayahSistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini – Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali. – Penyimpanan surat melalui prosedur a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. b. Membaca surat c. Memberi kode surat d. Mencatat surat pada kartu kendali e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing f. Menyimpan surat g. Menyimpan kartu kendali– Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.E. Sistem Tanggal (Chronologis)Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah – Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali. – Pembagian sistem tanggal a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder) – Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a. Laci menggambarkan tahun b. Guide menggambarkan bulan c. Folder menggambarkan tanggal – Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Mencatat surat pada kartu kendali c. Menyimpan surat.Baca juga artikel terkait. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System), Sistem Perihal (Pokok Isi Surat), Sistem Nomor, Sistem Geografis / Wilayah, Sistem Tanggal (Chronologis)

alat-lat administrsi perkantoran

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor (Office Stationary) yang sering digunakan dalam perusahaan :

1. Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram. 

2. Pensil dan Penghapus

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.

Aneka jenis ketebalan pensil

3. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpen gel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

4. Tipe –X

Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.

5. Penjepit kertas

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas. 

aneka jenis dan bentuk Paper-Clip

Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak.  Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.

Binder-clip dengan berbagai ukuran

6. Tinta printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenis Inkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga. 

macam warna tinta printer

7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc

Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.

aneka ragam media penyimpanan digital

8. Tempat Kartu Nama

Kartu nama merupakan benda kecil yang berguna sebagai media promosi dan sekaligus sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan. Selain dapat dibawa kemana-mana untuk menjalin relasi, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah khusus. Tempat kartu nama bisa beragam bentuk dan bahan yang digunakan, mulai dari bahan mika, kayu, logam dan lain sebagainya.

9. Kop Surat

Bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang dan terus maju, kop surat menjadi salah satu perlengkapan kantor yang harus disediakan guna memenuhi kebutuhan korespondensi kantor. Kop surat selain bisa sebagai alat untuk menunjukkan identitas perusahaan, perlengkapan ini juga efektif digunakan sebagai media promosi melalui surat. 

10. Amplop

Amplop menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat. Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Amplop yang difungsikan sebagai branding usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya. Berbagai bahan dan bentuk bisa dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan pesaing. 

11. Stop Map

Stopmap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan kertas ataupun dokumen agar tidak terlipat atau tertekuk. Stopmap atauu yang sering disebut dengan sebutan Map atau folder juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan setiap dokumen berdasarkan kategori yang berbeda, perlengkapan ini sangat membantu mengorganisir kertas dokumen. Stopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal yang juga bisa difungsikan sebagai cover sebuah dokumen, Tidak ada ukuran baku dalam membuat stopmap, secara umum memiliki ukuran yang teah disesuaikan dengan ukuran kertas A4 atupun F4. Bagi banyak perusahaan stopmap banyak dimanfaatkan juga sebagai alat promosi, dicetak dengan teknik fullcolor yang menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaannya.