memprsiapkan rapat

mengelola pertemuan rapat

Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami pentingnya rapat bagi suatu organisasi dan mampu mengatur pertemuan/rapat secara profesional 

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu  dapat : (1) menjelaskan arti dan tujuan rapat; (2) 

menyebutkan jenis-jenis rapat/pertemuan, (3) merencanakan rapat; (4) menyelenggarakan rapat 

Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu. 

A. Tujuan Rapat 

Tujuan rapat adalah : 

     1.  Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah 

     2. Untuk menyampaikan informasi 

     3. Sebagai sarana koordinasi 

     4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang 

         dikemukakan 

B. Jenis Rapat 

     Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu : 

1.  Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat 

penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat 

undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. 

Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat 

mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan 

pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa 

semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya. 

2.  Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta 

diadakan di ruang kantor pimpinan atau  ruang rapat untuk membahas masalah yang 

mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat 

atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan  dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris 

hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. 

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam: 

1.  Bersifat mengikat : 

a)   Kongres                Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu  

      Musyawarah          untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat pe- 

      Muktamar              serta rapat.  

      Konferensi         

  

    b)     Rapat                            Suatu rapat yang diadakan  oleh  suatu  organisasi  

            Musyawarah kerja        membicarakan  masalah-masalah   program  kerja 

            Konperensi kerja          yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah 

                                                 lanjutan 

    c)     Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam  

2.  Bersifat tidak mengikat 

DEBAT              : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh  

: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon 

POLEMIK        : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan 

secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 

Denpasar. 

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh 

sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. 

Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi 

kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat. 

SIMPOSIUM        : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas. 

- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,  

- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003. 

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: 

temu karya pengembangan ternak sapi. 

SEMINAR         : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi 

ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk 

Menyongsong Otonomi Daerah”. 

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki 

keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk 

menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK 

SARASEHAN   : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh 

Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas. 

TEMU WICARA   : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan 

pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati. 

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan 

pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran  pengurus OSIS Se Samarinda. 

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan 

pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis. 

C. Perencanaan Rapat 

 Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat  memegang peranan yang sangat 

penting  dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat 

perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : 

1.  Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat 

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya 

rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk 

rapat yang bersifat rutin biasanya  diselenggarakan di Operation Room atau Conference 

Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris 

harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan 

pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah 

diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang 

Para Peserta Rapat ….  . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan 

“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. 

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan : 

  Jumlah partisipan 

  Hubungan masing-masing partisipan 

  Level keintiman 

  Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll) 

  Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi 

2.  Persiapan Aministrasi 

a. membuat Surat Undangan rapat. 

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari 

sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, 

waktu dan acara rapat. 

b. menyusun acara /agenda rapat.  

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya 

saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.  

Contoh agenda rapat : 

c. menyusun daftar Hadir 

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa 

juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta 

rapat dan sebagai dokumentasi. 

d. Mempersiapkan bahan rapat  

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa : 

  Hasil rapat yang lalu 

  Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas 

  Peraturan-peraturan yang diperlukan 

  Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat 

  Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan 

sebagainya 

             e. Persiapan peralatan rapat 

Sekretaris perlu menginventarisasi  alat-alat yang digunakn untuk keperluan 

rapat seperti : 

  Papan dan alat tulis 

  Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya 

  OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa 

dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft 

PowerPoint. 

Agenda Program Training 

1.  8.30 Regristrasi peserta 

2.  9.00 Sambutan direktur PT Mahakam 

             Trade, Ibu : Sabrina 

3.  9.15 Teknik Penjualan Yang Baru 

Bapak Yasiaki Kurata 

4.  10.15 Istirahat 

5.  10.30 Review teknik penjualan 

6.  12.00 – 13.30  Makan Siang 

Sukisno, Pembawa Acara 

7.   13.30 Sessi Workshop  

   Kelompok masing-masing 

9.  15.15 – 16.00 Istirahat 

10.  16.00 Rencana Perusahaan tahun 2003       

  Tan Ie Ing, wakil direktur 

11.  17.00 Selesai  

  Sound system, tape recorder 

  Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat 

  Block note, ballpoint 

  Tustel handycam untuk mengabadikan rapat 

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis) 

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam 

rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi 

peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. 

 Isi catatan rapat (notula) terdiri atas : 

 Judul dan jenis rapat 

 Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan

Pemimpin rapat 

 Jumlah peserta yang hadir dan tidak  hadir (dibuatkan daftar hadir 

tersendiri) 

 Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan) 

 Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan 

 Pembuat notula (sekretaris)

  Pengesahan notula oleh ketua rapat 

g. Pengiriman hasil rapat 

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil 

rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir. 

            h. Tindak Lanjut rapat 

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari 

hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk 

mengadakan pertemuan berikutnya.