mengelola perjalanan bisnis

mengelola peerjalanan bisnis pimpinan

Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu adanya persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan oleh sekretaris, namun pada prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen perusahaannya.

Langkah-langkah dalam mengetur perjalanan dinas adalah sebagi berikut :
Pertama-tama yang harus di lakukan oleh seorang sekretaris adalah membuat perencanaan-perencanaan perjalanan dinas pimpinan.
1. Perencanaan pendahuluan
    Di sinilah seorang sekretaris akan menyusun tanggal atau waktu keberangkatan pimpinan, tempat
    tujuan pertemuan dan penginapan serta siapa saja yang ikut dalam perjalanan dinas.
2. Perencanaan transportasi
    Perencanaan ini juga di buat sebelum perjalanan dinas itu di lakukan dan sebenarnya juga
    termasuk dalam perencanaan pendahuluan, perencanaan ini meliputi jenis kendaraan atau transportasi
    yang nantinya di gunakan dalam perjalanan dinas.
3. Perencanaan Dokumen
    Meliputi surat-surat/dokumen yang di perlukan pada saat melakukan perjalanan dinas. Dokumen
    tersebut bisa berupa :
    1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
        Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat
        Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.
    2. Tiket perjalanan
    3. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan
        dihubungi
    4. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
    5. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
    6. Surat keterangan sehat dari dokter
    7. Daftar perjalanan
    8. Paspor
        Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk
        bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan
        Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor
        diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang
        yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen
        Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk
        memperoleh pasport syaratnya :
        a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
        b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung
            keperluan).
        c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau
            atas izin istri/suami/ izin dari anak-anak/orang tua.
        Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:
        a. Biaya blangko dan buku paspor
        b.  Biaya exit permit
        c.  Biaya health certificate
        Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor
        ketentuannya:
        a. Memiliki kartu penduduk asli
        b. Surat warga negara asli
        c. Surat ganti nama kalau ada
        d. Akte kelahiran asli
        e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
        f.  Surat fiskal
        Paspor dibedakan dua macam :
        a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk
            kepentingan pemerintah
        b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas
            (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor
            diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
    9. Visa
        Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi
        suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat
        atau keduataan negara yang bersangkutan.  Perwakilan atau kedutaan negara yang
        akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari
        buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk
        memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak
        melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke
        negara-negara ASEAN.
        Macam-macam visa :
        a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
        b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
        c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
   10.Health Certificate
        Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan
        kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si
        pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum
        berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun
        karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk
        cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes
        1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki
        Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan
        Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

   11.Fiscal

        Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke 

        luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.  Agar segala persiapan

        perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian 

        perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan. 

3. Perencanaan akomodasi
    Meliputi keperluan apa saja yang di butuhkan dalam perjalanan dinas nanti, misalnya pakaian
    , peralatan yang akan di gunakan, barang-barang yang di pakai seperti aksesoris dan lain
    sebagainya.
4. Perencanaan biaya
    Dalam melakukan perjalanan dinas tentu saja tak lepas dari biaya, karena untuk menyewa
    tempat penginapan, transportasi yang di gunakan dan untuk biaya makan serta keperluan-
    keperluan yang di butuhkan lainnya. Oleh karena itu biaya harus di sesuaikan dengan
    pengeluaran-pengeluaran tersebut dalam rangka melakukan perjalanan dinas. Kemampuan
    ekonomi perusahaan juga nantinya akan mempengaruhi jenis penginapan dan transportasi
    yang akan di gunakan nantinya serta keperluan-keperluan yang lainnya pula.

Setelah membuat perencanaan-perencanaan tersebut, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar perjalanan dinas dan membuat daftar janji temu, langkah ini merupakan rencana yang di lakukan untuk menentukan kegiatan yang di lakukan oleh pimpinan selama melakukan perjalanan dinas. Daftar perjalanan dinas mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.Daftar perjalanan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Daftar janji temu  adalah surat atau daftar yang berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan dan janji temu : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Pada saat melakukan perjalanan dinas, seorang sekretaris akan mencatat atau menyusun Laporan tentang kegiatan perjalanan dinas. Dalam membuat laporan perjalanan dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam  pelaksanaan dinas. Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah membuat Laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat melakukan perjalanan dinas  dari data tersebut dapat memperlihatkan pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:

1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan nota.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,
    transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi).
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari luar,
    misalnya hotel dan restoran.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu
    relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.